Ticari Defterlerin Zıyaı ve Sonuçları

Giriş

6102 sayılı Türk Ticaret Kanunu (“TTK”) tacirlere, ticari defter ve kayıtları düzenli şekilde tutma ve belirli sürelerle saklama yükümlülüğü getirmektedir. TTK’nın 18/1 ve 64/1 maddeleri uyarınca her tacir, faaliyetlerine ilişkin ticari defterleri usulüne uygun şekilde tutmak zorundadır. Bununla birlikte, hırsızlık, yangın veya sel gibi beklenmeyen olaylar nedeniyle bu kayıtların korunması her zaman mümkün olmayabilir. Bu gibi durumlarda ticari kayıtların kaybolması hâlinde, TTK m. 82/7 kapsamında “zayi davası” açılarak kaybın tespiti talep edilebilir. İşbu yazıda tacir kavramı, ticari defterleri saklama yükümlülüğü ve zayi davasının şartlarından bahsedilecektir.

Ticari Defterlerin Zayi Olması Durumunda Yapılması Gerekenler Nelerdir?

TTK’nın 82/7. maddesi uyarınca " Bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu defterler ve belgeler; yangın, su baskını veya yer sarsıntısı gibi bir afet veya hırsızlık sebebiyle ve kanuni saklama süresi içinde zıyaa uğrarsa tacir zıyaı öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer yetkili mahkemesinden kendisine bir belge verilmesini isteyebilir. Bu dava hasımsız açılır. Mahkeme gerekli gördüğü delillerin toplanmasını da emredebilir."

Zayi Belgesi Alınması Şartları:

• Zayi Belgesi İsteyen Ticari Defter Saklamakla Yükümlü Olmalıdır.

Türk Ticaret Kanunu’na göre tacir, bir ticari işletmeyi kısmen dahi olsa kendi adına işleten kişidir. Başka bir ifadeyle, bir kişi kazanç sağlama amacıyla sürekli şekilde organize edilmiş bir iş yerini veya faaliyeti kendi adına yönetip sürdürüyorsa tacir sayılır. Tacir olmanın hukuki sonucu olarak ticari defter tutmak, ticaret unvanı kullanmak ve basiretli bir iş insanı gibi davranmak gibi pek çok yükümlülük doğar.

TTK'nın 64/1. maddesine göre, "her tacir, ticari kayıtları tutmak ve bu kayıtlarda ticari işlemleri, işletmenin ekonomik ve mali durumunu, borç-alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen sonuçları bu Kanuna göre açıkça ortaya koymak zorundadır." Aynı madde, saklama yükümlülüğünü ticari belgeler için de genişleterek "tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilen her türlü belgenin, fotokopi, karbonlu kopya, mikrofilm, bilgisayar kaydı veya benzer şekildeki bir kopyasını yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür." şeklinde düzenlenmiştir. Bu doğrultuda tacir, ticari iş ve işlemlerle doğrudan ilgili olmasa dahi, ticari kayıtların açıklığa kavuşturulabilmesi için gerekli her türlü belgeyi muhafaza etmekle yükümlüdür.

• Zayi Olan Defter ve Belgeler Tacirin Saklamakla Yükümlü Olduğu Ticari Defter ve Belgeler Olmalı, Usulüne Uygun Tutulmuş Olmalıdır.

Zayi davasıyla ilgili bir diğer önemli konu, hangi tür kayıtlar ve belgelerle ilgili zayi belgesi talep edilebileceğidir. TTK md. 82/7, bir tacirin saklamakla yükümlü olduğu kayıtlardan bahsetmektedir. Bu nedenle, zayi belgesi alınabilecek belgeler, usulüne uygun tutulmuş ticari kayıtlar ve ticari işlemlerin kurulmasına, icrasına veya iptaline ilişkin ticari belgelerdir. Noter onayından geçmemiş veya açılış ve kapanışları usulüne uygun şekilde yapılmamış defterler için zayi talebinde bulunulması mümkün değildir. Aynı şekilde, ticari işlemlerin kurulması, yürütülmesi veya iptaliyle ilgisi bulunmayan, ticari defterlerin açıklanmasına katkı sağlamayan belgeler (örneğin boş faturalar) için de zayi belgesi talebi kabul edilmemektedir. Zayi belgesi verilmesinin ispat hukuku açısından sonuçları olduğu için yalnızca TTK uyarınca ispata elverişli ticari kayıtlar için zayi belgesi verilebilecektir.

• Defterler Mücbir Sebep Sonucunda Zayi Olmalıdır.

Mücbir sebep herhangi bir kimse tarafından alınacak önlemlere karşı, önüne geçilmesi olanaksız, borcun yerine getirilmesine engel, borçlunun iradesi dışında beklenmedik olaylar olarak tanımlanmaktadır. TTK uyarınca, gerçek ve tüzel kişi tacirlerin basiretli bir tacir gibi davranma yükümlülüğü olduğu için zayi başvurusu sebepleri sadece doğal afetler ve hırsızlık gibi durumları içermektedir. Bu nedenle tacirin zayi belgesi talep edebilmesi için kaybın, tacirin kusuru olmaksızın meydana gelmiş olması gerekmektedir.

Kusur, ticari defter ve kayıtların muhafazasıyla ilgili bir kusur olmalıdır; örneğin, fişin prizde takılı bırakılması nedeniyle çıkan yangın gibi bir “genel kusurun” varlığı zayi belgesi talebine etki etmez. Ticari evrakların kaybolma nedeni açıklanamadığında, mahkeme TTK’da öngörülen şartların oluşmadığı gerekçesiyle davayı reddedebilir.

• Ticari Defter ve Kayıtlar Saklama Süresi İçinde Zayi Olmalıdır.

TTK m. 82/5 uyarınca, ticari defter ve kayıtlar için öngörülen saklama süresi 10 yıldır. Sürenin dolmasıyla birlikte kayıtların imha edilmesi, tacir açısından herhangi bir olumsuz sonuç doğurmayacaktır. Bu nedenle belgelerin 10 yıllık saklama süresi içinde zayii olması ve zayi belgesinin 10 yıllık saklama süresi içinde alınması gerekmektedir.

• Başvurunun 30 Günlük Süre İçinde Yapılması Gereklidir.

Görüldüğü üzere tacirin saklamak zorunda olduğu defter ve belgeler, yangın, sel, deprem gibi afetler ya da hırsızlık nedeniyle kanuni saklama süresi içinde kaybolursa, tacir bu durumu öğrendiği tarihten itibaren otuz gün içinde ticari işletmesinin bulunduğu yer Asliye Ticaret Mahkemesine başvurarak zıyaın tespitine ilişkin bir belge talep edebilir. Zıyaa uğrayan belgelerin kurtarılması için yapılan çalışmalardan bir sonuç alınamayacağının anlaşılması, yani zıyaa kesin olarak öğrenildiği tarihten itibaren 30 günlük hak düşürücü süre başlar. Mahkeme tarafından verilecek hüküm bir tespit hükmü niteliğindedir, kesin delil teşkil etmez ve aksi her zaman ispat edilebilir.

Sonuç

Ticari defter ve belgelerin zıyaı, tacirler için hem vergi hem de hukuki süreçlerde önemli riskler doğurur. TTK, mücbir sebepler sonucu kaybolan defterler için zayi belgesi yoluyla sınırlı bir koruma sağlamış olsa da bu imkan yalnızca usulüne uygun tutulmuş defterler ve süresinde yapılan başvurular için geçerlidir. Zayi belgesi kesin delil niteliğinde olmadığından, tacirlerin kayıtlarını dikkatle muhafaza etmeleri ve olası zıya hâllerinde süreleri kaçırmadan hukuki başvuru yapmaları büyük önem taşımaktadır.